Dale a tus voluntarios la mejor respuesta

mejores_respuestas (2)La respuesta inicial a tus candidatos de voluntariado es vital para el inicio de la relación. Es como la primera cita, piensa que los candidatos que llaman a tu puerta también tienen otros pretendientes y se trata de que entre todas las opciones te elijan a ti, porque desde el primer contacto ya les inspiraste confianza y profesionalidad, porque tuviste cuidado en el contenido de tu comunicación.

Ponte por  un momento en los zapatos de tus voluntarios, esos a los que quieres enamorar,  y piensa. Si una ONG a la que te postulaste en el primer mensaje te escribe:

  1. “Por favor comunícate por teléfono para darte una entrevista”
  2. “Hola Paola, Nos encantaría contar con tu colaboración. Por favor envíanos tu teléfono o email para poder contactarte y darte más detalles sobre la oferta de voluntariado. “

Sin lugar a dudas atenderás a la segunda. Muchas organizaciones no prestan suficiente atención a su primer email, por eso te compartimos las mejores respuestas que las organizaciones que participan en voluntariadocolombia.org están dando a sus voluntarios, para que tengas más ideas sobre cómo elaborar un mensaje atractivo que enganche a tus candidatos a la primera leída.

Da un saludo entusiasta, como el de la Fundación DIFUNDE:

“Nos anima que personas como tú quieran apoyar nuestra causa. Cuéntanos tu disponibilidad para que tengamos una teleconferencia.”

Si lo prefieres, puedes rematar tu mensaje con impulso, como lo hace la Asociación Hogar Villa Alegría:

“Déjanos saber cómo podemos contactarte, tu ayuda será de vital importancia para nuestra institución.”

Siempre que puedas personaliza el mensaje, saluda por el nombre e identifícate o firma tu email. Así lo hacen desde la Fundación Zuá:

“Buenos días Adriana, mil gracias por atender nuestro llamado. mi nombre es Javier y soy un voluntario más de la Fundación Zuá que apoya diferentes actividades entre ellas la de gestión de voluntarios, recursos, etc.”

Si tienes alguna dificultad en el proceso de selección de los candidatos, ¡Comunícalo! ellos lo agradecerán. Conoce cómo la Fundación Sonrisa de Ángeles Clown, comunicó a sus voluntarios la cancelación de una de sus jornadas:

“Buena tarde para todos y todas, De antemano deseamos ofrecer disculpas a quienes no hemos contactado, pero por varios motivos debimos aplazar la brigada hasta nueva fecha. Agradecemos a todos ustedes que nos apoyado y esperamos muy pronto contactarlos para brindar la nueva fecha y confirmar su participación.”

Cordialmente puedes escribir un segundo mensaje a quienes con contestaron al primero. Fíjate cómo lo hacen desde Llenando Espacios:

“Estimados voluntarios, Ya estamos a pocos días de nuestra jornada por lo que les agradezco a quienes no lo hayan hecho, me escriban a mi correo y me confirmen sus  datos. Muchas gracias por su interés y quedo pendiente!”

Aprovecha el primer mensaje para invitar a tus voluntarios a seguirte en las redes sociales, como lo hace la Fundación Posso:

“Hola! De parte de la Fundación Posso te agradecemos el interés por pertenecer a alguno de nuestros programas de voluntariado, a continuación te damos la dirección de nuestro portal en internet y redes sociales donde podrás ir entendiendo más sobre nuestras dinámicas de trabajo.”

Estas organizaciones lo están haciendo muy bien, y la tuya puede seguir su ejemplo. Para poder dar una mejor respuesta, te sugerimos que tengas un texto de respuesta base en un archivo de word que te permita agilizar el proceso de respuesta y adaptarlo a cada oferta de voluntariado o a cada candidato. Eso sí ¡No olvides cambiar el nombre del saludo y el género del mensaje!

Ahora queremos que los voluntarios nos cuenten ¿Cuál es la mejor respuesta que han recibido por inscribirse en un voluntariado? ¡Compártela con nosotros así las organizaciones tendrán mejores ideas, para dar las mejores respuestas!

* Imagen de Bre Pettis vía Flickr.

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